| DATA & DOCUMENT MANAGEMENT, BUSINESS PROCESS AUTOMATION Software Solutions S.r.l. mette disposizione un sistema molto innovativo per:
Vantaggi per il cliente
Gestione di tutti i dati e documenti Integrazione con tutte le applicazioni aziendali Automazione dei processi/Workflow. Gestione di tutti i dati e documenti E’ possibile gestire tutta la documentazione e le informazioni aziendali, i documenti e le note, i log, gli allegati, le associazioni tra documenti, i fascicoli, i promemoria, i protocolli, i moduli, archiviare i documenti in modo massivo, stabilire delle liste di distribuzione e condividere in modo ottimale le informazioni all'interno dell'azienda. Web Access L’accesso alle informazioni sfrutta un normalissimo browser da qualunque posto nel mondo che abbia un accesso internet, ed eseguire tutte le operazioni. Configurazione del profilo del documento Ad ogni documento vengono associate una serie di informazioni che lo caratterizzano. I campi che compongono il profilo del documento possono essere personalizzati per tipologia di documento. Tutti i campi definiti nel profilo del documento sono chiavi di ricerca. Ricerche avanzate E' possibile effettuare la ricerca dei documenti, in modo facile e veloce. Le ricerche che si effettuano più frequentemente possono essere "salvate" e "lanciate" senza dover essere reimpostate. Inoltre è possibile personalizzare la griglia dei risultati di ricerca, per un elenco mirato alle singole esigenze. Gestione delle revisioni Un documento archiviato non è più modificabile, in quanto il sistema garantisce l'integrità dei documenti. E' comunque possibile registrare nuove revisioni del documento, mantenendo lo storico delle revisioni sempre consultabile. Gestione delle relazioni E' possibile definire delle relazioni logiche tra documenti in modo automatico. Attraverso le relazioni è possibile legare tra loro diversi documenti, consultarli e averne dunque una rapida reperibilità e ‘visione globale’. Pratiche Le pratiche sono uno strumento utile per organizzare e raggruppare documenti logicamente connessi tra loro (ad esempio documenti che appartengono alla stessa commessa cliente), riproponendo in forma elettronica l’abituale utilizzo di pratiche cartacee. Barcode E’ possibile profilare i documenti da archiviare generando un’etichetta adesiva e un codice a barre identificativo del documento. OCR Con il modulo OCR è possibile acquisire il testo dei documenti archiviati tramite scanner. Il testo acquisito viene associato al documento ed in ogni momento è possibile modificarlo e utilizzarlo per affinare la ricerca dei documenti all'interno del repository utilizzando la funzione di ricerca Full Text. ^ Torna su ^ Integrazione con tutte le applicazioni aziendali Integrazione con Email Un client di posta elettronica integrato consente di inviare e ricevere mail e di gestirle in diverse cartelle. Si collega a diversi server di posta (Exchange, Notes, POP3). Tutte le mail inviate o ricevute possono essere archiviate automaticamente. Integrazione con fax L’integrazione con più comuni fax server permette l'invio e la ricezione automatica di fax. Gestisce i fax server di Windows server, Faxsys, Zetafax, Faxmaker etc. Per i fax inviati allega al documento il relativo rapporto di spedizione. Modulo per la personalizzazione ed integrazione Il Modulo per l’integrazione ci consente di realizzare rapidamente interessanti interazioni con applicazioni diverse per usufruire di una serie di funzionalità richiamando le funzioni native del sistema. Il modulo mette a disposizione una serie di classi e funzioni pronte per la creazione di personalizzazioni o integrazioni di programmi di terzi con il sistema documentale. Consente di gestire l’automazione dei servizi di distribuzione dei documenti (Postalizzazione, Fax, EDI, Email). Spool Recognition Gestisce in maniera automatica il ciclo attivo e tutte le stampe di documenti fiscali, dall’archiviazione alla spedizione, dalla fascicolazione al reperimento di informazioni di profilo direttamente dall’ERP. Elabora sia documenti in formato PDF sia spool in altro formato provvedendo a creare il documento finale fondendo dati e layout. Estrai gli indici da posizioni fisse o variabili in modo automatico. 5250 Emulator Video Capture l modulo lavora sulle mappe video 5250 (è indipendente dal tipo di emulatore) e permette di intercettare le informazioni contenute nei singoli campi video e a mezzo di queste richiamare le funzioni di scannerizzazione, apertura o archiviazione di un documento etc.... Protocollo PA Il modulo PA rappresenta un sistema integrato per la gestione dei processi documentali della Pubblica Amministrazione in base a quanto disposto dalla normativa vigente e secondo le indicazioni del CNIPA. ^ Torna su ^ Automazione dei processi /Workflow Con questo Modulo possiamo associare ai nostri documenti un flusso operativo rendendo le nostre informazioni "attive". E’ possibile definire le azioni, i tempi, le persone che devono/ possono vedere un documento, firmarlo o distribuirlo. Tutto il flusso è tenuto sotto controllo per monitorare l’andamento in modo puntuale. Una buona soluzione BPM consente all'azienda di essere proattiva, ad esempio, semplificando le attività che arrivano direttamente sulla " scrivania elettronica" di chi deve svolgerle; creando il processo direttamente durante l'esecuzione; calcolando il costo di questi processi con la rilevazione puntuale del tempo necessario a svolgerli e moltiplicandolo automaticamente per i vari costi orari. Alcuni esempi di aree e/ o processi aziendali che possono beneficiare di un BPM: - il ciclo attivo: dalla gestione dell'ordine di vendita fino al pagamento o alle contestazioni. Dalla gestione dei solleciti all'invio massivo di documenti cartacei fiscali e non, oppure all'invio massivo di fatture firmate digitalmente. - il ciclo passivo: ciclo di approvazione dell'ordine di acquisto, verifica ordine - disposizione di trasporto - fattura, solleciti pagamento fornitori, monitoraggio dell'avanzamento delle approvazioni. - la direzione commerciale: gestione dell'iter della trattativa commerciale, gestione delle offerte, con relativa versione anche via web. Panoramica completa del cliente e di tutti i documenti collegati, cataloghi prodotti, ecc... - l'ufficio tecnico: archiviazione dei disegni CAD anche in formato raster con gestione della versione, ricerca controllata dei disegni secondo le specifiche tecniche, creazione e gestione della produzione dei manuali tecnici... - l'ufficio personale: creazione e gestione del fascicolo con i dati delle persone, gestione dei curricula, gestione delle note spese... - la certificazione di qualità: gestione della documentazione secondo le norme ISO 9000: 2000, partendo dalla standardizzazione dei documenti e dalla gestione dei processi. ^ Torna su ^ |
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